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Comment manipuler du texte avec des fonctions sur excel ?

Comment manipuler du texte avec des fonctions sur excel ?

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Cet article s’intéresse à la manipulation de caractères avec les fonctions de texte d’EXCEL. Il est courant de récupérer des données provenant d’un système informatique extérieur. Les informations sont alors souvent collées les unes aux autres dans le tableur.

Par exemple, vous pourriez importer une chaîne de caractères « 1110422 » qui signifierait le 22/04/2011 pour la société 1 ou bien la chaîne de caractères 2980422 qui signifierait dans votre langage métier le 22/04/1998 pour la société 2.

Excel met à votre disposition de nombreuses fonctions qui permettent d’extraire des morceaux de texte à partir d’une chaîne de caractères.

Voici cinq fonctions qui pourront vous servir :

  • =DROITE(cellule ; nombre de caractères) : vous extrayez un nombre de caractères à partir de la droite.

Par exemple, si A5 contient le texte « PARIS 75009 », l’expression =DROITE(A5;5) extrairales 5 caractères à partir de la droite de la cellule A5 et renverra 75009.

  • =GAUCHE(cellule ; nombre de caractères) : vous extrayez un nombre de caractères à partir de la gauche.

Par exemple, si A5 contient le texte « PARIS 75009 », l’expression =GAUCHE(A5;5) extrairales 5 caractères à partir de la gauche de la cellule A5 et renverra PARIS.

  • STXT(cellule, départ, nombre de caractères) : vous extrayez de la cellule un nombre de caractères en partant d’une position donnée.

Par exemple, si A5 contient le texte « PARIS 75009 », l’expression =STXT (A5;3;4) extraira4 caractères à partir du 3ème caractère et renverra la chaîne « RIS 7 ».

  • =TROUVE(critère ; cellule) : Cette fonction vous renvoie la position du critère dans la cellule.

Par exemple, si A5 contient le texte « PARIS 75009″,  l’expression =TROUVE( » « ,A5) cherche le premier espace dans la cellule A5 et renvoie la valeur 6 qui indique sa position dans la chaîne de caractères.

L’expression =TROUVE(« 9 »;A5) renverra la valeur 11 puisque le 9 se trouve à la 11ème position dans la chaîne de caractères.

  • =CNUM(« chaîne numérique ») transforme la chaîne numérique en nombre.

Par exemple, si la cellule A5 contient la chaîne ‘520 (et vous pouvez constater une apostrophe devant le nombre), la valeur 520 sera aligné à gauche parce que 520 sera considéré comme du texte par Excel. Si vous écrivez dans une autre cellule l’expression =CNUM(A5), la valeur 520 sera alors automatiquement alignée à droite dans la cellule.

Transformer une chaîne de caractères en date

Voici un groupe de caractères stockés dans la cellule A1: G110422. Nous voulons récupérer les deux caractères « 11 » et les transformer en 2011, puis récupérer les 4 caractères « 0422 » et les transformer en 22/04, puis par un coup de baguette magique, transformer le tout en 22/04/2011. Excel propose une fonction qui transforme en date trois chaînes de caractères.

  • L’expression =DATE(« année »; »mois »; »jour ») transforme des données texte en date.

Par exemple, l’expression =DATE(« 2011″; »04″; »22 ») renverra 22/04/2011.

Nous devrons donc extraire les caractères de « G110422 » pour les mettre dans la fonction DATE. Mettons la chaîne « G110422 » dans la cellule A2.

L’expression =DATE(« 20 »& STXT(A2;2;2);STXT(A2;4;2);DROITE(A2;2)) renverra 22/04/2011. Si Excel n’affiche pas la date, vous devrez modifier le format d’affichage en choisissant le format date courte.

L’expression « 20 » & STXT(A2;2;2) indique que la chaîne « 20 » est collée au résultat de la fonction STXT, c’est à dire la chaîne « 11 »

On aurait pu écrire également : CONCATENER(« 20 »;STXT(A2;2;2))

Voici l’expression finale avec la fonction CONCATENER qui signifie coller : =DATE(CONCATENER(« 20 »;STXT(A2;2;2));STXT(A2;4;2);DROITE(A2;2))

Un SI pour tester des caractères

Considérons la cellule A1 contenant les chaînes ‘110422 et ‘980422. La première signifie  le 22/04/2011 et la deuxième le 22/04/1998. Nous voulons qu’ Excel fasse un test sur les 2 premiers caractères.

Si ces deux premiers caractères sont compris entre 90 et 99, alors la date finale devra avoir la forme 22/04/19XX et dans le cas contraire la date finale devra avoir la forme 22/04/20XX.

L’expression suivante transforme les deux premiers caractères en numérique grâce à la fonction CNUM. La fonction ET permet de réaliser un test entre deux valeurs à l’intérieur d’une fonction SI.

  • =SI(ET(CNUM(STXT(A1;1;2))>=90;CNUM(STXT(A1;1;2))<=99);« 19 »;« 20 »)

L’expression suivante intègre la précédente dans une fonction DATE.

  • =DATE(SI(ET(CNUM(STXT(A1;1;2))>=90;CNUM(STXT(A1;1;2))<=99);« 19 »;« 20 »)&STXT(A1;1;2);STXT(A1;3;2);STXT(A1;5;2))

Extraire des prénoms et des noms séparés par un espace

La figure ci-dessous montre une liste de prénoms et de noms séparés par un espace dont la position est aléatoire. L’objectif est d’extraire les prénoms et les noms pour les placer dans deux colonnes séparés.

Comment manipuler du texte avec des fonctions sur excel ?

La façon de faire pourrait être la suivante :

  • Récupérer la longueur de la chaîne de caractères grâce à la fonction NBCAR(A2)
  • Repérer la position de l’espace grâce à la fonction TROUVE( » « ;A2)
  • Extraire le prénom du début jusqu’à la position de l’espace moins 1, avec la fonction GAUCHE(A2,TROUVE( » « ;A2)-1)
  • Extraire le nom en partant de la position de l’espace plus 1 sur la longueur totale de la chaîne avec la fonction STXT(A2;TROUVE( » « ;A2)+1;NBCAR(A2))

La figure ci-dessous montre les formules dans le tableau

Comment manipuler du texte avec des fonctions sur excel ?

 

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Comment exécuter une macro sur excel ?

Comment exécuter une macro sur excel ?

Cet article s’intéresse aux macros Excel, vous y découvrirez la manière d’enregistrer une macro puis de l’exécuter. Les articles suivants rentreront en profondeur dans le code des macros appelé code VBA ou Visual Basic Application.

Le terme macro indique un enregistrement automatique des actions effectuées à la main. Par exemple, vous mettez en couleur un groupe de cellules ou bien vous insérez une ligne.

  • Un classeur BUDGET.XLSX est une classeur qui ne contient pas de macro.
  • Un classeur BUDGET.XLSB est un classeur qui contient des macros.

Dans la version Excel 2010, le démarrage d’une macro s’effectue simplement dans le menu Affichage. Il est aussi possible d’utiliser le menu Développeur

Comment exécuter une macro sur excel ?

Comment exécuter une macro sur excel ?

Vous pouvez :

  • Afficher l’ensemble des macros existantes
  • Enregistrer une macro
  • Utiliser des références relatives.

Les références relatives sont employées lorsqu’une série d’action ne dépend pas de sa position initiale, par exemple, lorsqu’un déplacement vers le bas doit s’exécuter quelle que soit la position du pointeur, en démarrant justement à la position relative du pointeur.

Emplacement des macros

Vous pouvez définir trois emplacements spécifiques pour les macros. Soit le classeur en cours, soit un nouveau classeur soit enfin un classeur de macro personnelles appelé PERSONAL.XLSB qui représente une sorte de conteneurs de macros accessibles par tous les classeurs ouverts.

Ce classeur PERSONAL.XLSB est stocké dans un dossier appelé XLSTART et est systématiquement mis en mémoire et caché au moment du démarrage d’Excel.

Vous pouvez toujours faire apparaitre ce classeur en cliquant sur Affichage / Afficher / PERSONAL.XLB puis dans le menu Affichage / Changement de fenêtre.

Gardez à l’esprit que les macros stockées dans le classeur PERSONAL.XLSB sont accessibles par tous les autres classeurs ouverts pas la suite. En d’autres termes, ce classeur devient une sorte de bibliothèques de macros.

Enregistrer une macro

Pour enregistrer les commandes d’une macro, suivez la procédure :

  • Cliquez sur Affichage / Macro / Enregistrer une macro
  • Donnez un nom à cette macro. Ne mettez pas d’espace dans le nom. Vous pouvez indiquer une touche de raccourci qui lancera la macro
  • Indiquez l’emplacement de la macro.
  • Tapez vos commandes

Arrêter une macro

Pour arrêter l’enregistrement d’une macro :

– Cliquez sur Affichage / Macro / Arrêter l’enregistrement

menu excel

Lancer une macro

  • Cliquez sur Affichage / Macros / Afficher les macros
  • Sélectionnez la macro
  • Cliquez sur le bouton Exécuter

Voir le contenu d’une macro (alt F8)

  • Cliquez sur Affichage / Macros / Afficher les macros
  • Sélectionnez la macro
  • Cliquez sur le bouton Modifier

 

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Comment faire une mise en forme conditionnelle sur excel 2010 ?

Comment faire une mise en forme conditionnelle sur excel 2010 ?

Une mise en forme conditionnelle permet comme son nom l’indique de formater certaines cellules en fonction d’une condition logique qui renvoie la valeur vraie.

Par exemple, vous désirez mettre en rouge toutes les cellules d’une colonne qui répondent à la condition « inférieures à 1200 ». Les nouveaux menus d’Excel 2010 facilitent énormément la procédure à mettre en place.

  1. Sélectionnez le bloc de cellules sur lequel doit porter la mise en forme
  2. Accueil
  3. Mise en forme conditionnelle
  4. Règle de mise en surbrillance des cellules
  5. Choisissez la règle
  6. Indiquez la valeur

La figure ci-dessous montre le menu.

exemple tableau excel

Il existe parfois des situations où vous devez impliquer une formule qui renverra une valeur vraie ou faux et donc la mise en forme demandée.

RECHERCHER DES CELLULES VIDES DANS UNE PLAGE

Ici vous employez les autres règles proposées par Excel.

  1. Sélectionnez la plage de cellules qui vous intéresse
  2. Accueil
  3. Mise en forme conditionnelle
  4. Règle de mise en surbrillance des cellules
  5. Autres règles
  6. Choisissez la première règle « Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent »
  7. Cliquez dans la zone « Valeur de cellule »
  8. Choisissez « Cellules vides »

La figure ci-dessous montre toutes les conditions

exemple excel

Vous pouvez donc rechercher très rapidement :

  • Les cellules vides
  • Les cellules non vides
  • Les erreurs dues à des formules
  • Des dates se produisant à un moment particulier

exemple excel

DES FORMULES COMME CONDITION

Vous pouvez également indiquer des formules dont le résultat conditionnera l’apparition du format de cellules. La formule renverra un résultat « vrai » ou « faux » et la mise en forme des cellules s’exécutera lorsque le résultat sera « vrai ».

EXEMPLE 1 : FAIRE UN TEST SUR PLUSIEURS CONDITIONS DANS UNE COLONNE

La figure ci-dessous montre les objectifs : si on trouve A ou M dans la colonne C, alors mettre le nom correspondant dans la colonne B en rouge

exemple cellule excel

La procédure suivante montre l’application d’une formule conditionnelle

  1. Sélectionnez la plage B2 :B11
  2. Accueil
  3. Mise en forme conditionnelle
  4. Règle de mise en surbrillance des cellules
  5. Autres règles
  6. Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué
  7. =SI(OU(C2= »M »;C2= »A »);VRAI;FAUX)

Le format va d’abord être testé sur la ligne 2, puis sur toutes les autres lignes du bloc précédemment sélectionné.

La figure ci-dessous montre la formule dans la zone « description de la règle ».

exemple mise en forme excel

EXEMPLE 2 : FAIRE UN TEST CONCERNANT DES DATES

Vous pouvez rechercher des dates spécifiques dont le modèle n’est pas prévu dans les types de règles en créant une formule.

L’exemple ci-dessous recherche les dates qui sont comprises entre la date d’aujourd’hui et 5 jours plus tard

  1. Sélectionnez la plage de cellules qui contient les dates
  2. Accueil
  3. Mise en forme conditionnelle
  4. Nouvelle règle
  5. Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué
  6. Entrez la formule =SI(ET(E1>=AUJOURDHUI();E1<=AUJOURDHUI()+5);VRAI;FAUX)

Remarque : Si vous ne commencez pas le test à partir de la première ligne (E1), Excel « perd de nord » et le résultat est faux.

EXEMPLE 3 : METTRE LES VALEURS D’UNE COLONNE B EN JAUNE ET ENCADREES SEULEMENT POUR LES CELLULES NON VIDES ET INFERIEURES A 1000

La formule est la suivante :

=SI(ET(B1<1000 ; ESTVIDE(B1)<>vrai);VRAI;FAUX)

EXEMPLE 4 : COLORIER UNE LIGNE ENTIERE EN FONCTION D’UNE CONDITION

La mise en forme conditionnelle permet grâce à une formule de colorier une ligne en fonction d’une condition logique qui s’applique sur les cellules qui composent la ligne.

Dans l’exemple ci-dessous, si le sexe est G alors la ligne est bleue et si le sexe est F alors la ligne est rose. Ce genre de technique permet de spécifier immédiatement des lignes qui correspondent à un groupe.

règles de mise en forme conditionnelle

 

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Comment se servir de la fonction SI sur excel ?

La fonction SI vous permet d’effectuer des calculs en fonction d’une condition,

le résultat pouvant être une valeur numérique ou une chaîne de caractères.

Plusieurs conditions peuvent être imbriquées les unes dans les autres.

LA FONCTION SI SIMPLE

Vous utilisez la fonction logique SI lorsque vous avez besoin d’effectuer des tests sur le contenu d’une cellule.

Si le test est positif, l’expression placée après le 1er point virgule est utilisée et, dans le cas contraire, l’expression placée après le deuxième point virgule renvoie une valeur.

La syntaxe : = SI (EXP; VALEUR_SI_VRAI ; VALEUR_SI_FAUX)

Exemples  :

Voici un test simple avec un résultat sous forme de texte

=SI (D6>=2000 ; « ALERTE » ; « OK »)

Voici un test avec une formule comme résultat sinon 0

=SI (D7>1500 ; D7*2% ; 0)

Voici un test avec un condition ET

=SI (ET(C13= »F »;D13=3); »contact »; » »)

Voici un test sur une formule

=SI (ESTERR (B5/B6) = VRAI ; »interdit »;B5/B6)

=SI (ESTVIDE(B5) = VRAI ; « vide » ; B5)

UN SI A L’INTERIEUR D’UN AUTRE SI

Il est parfois nécessaire de réaliser une condition SI à l’intérieur d’une fonction SI,

c’est à dire de mettre en place une condition imbriquée.

Voici un exemple de calcul de primes :

Si D4 >50 alors on affecte une prime de 10

Si D4 >30 alors on affecte une prime de 5

Si D4 >0 alors la prime est de 0

Dans un calcul à l’intérieur d’une condition SI, ne mettez pas de signe égal (=) à l’intérieur d’une autre formule SI.

=SI (D4>50 ; 10 ; SI (D4>30 ; 5 ;0 ) )

Avec trois conditions, vous aurez 2 fonctions SI imbriquées. Attention aux parenthèses.

Avec quatre conditions, vous aurez 3 fonctions SI imbriquées.

Au-delà ; employez la fonction RECHERCHE pour gérer les conditions multiples.

 

CALCUL DE COMMISSION POUR DES COMMERCIAUX

– Pour un CA (cellule A1) supérieur ou égal à 30000, le commercial gagne 20% du CA

– Pour un CA supérieur ou égal à 15000, le commercial gagne 15% du CA

– en dessous, le commercial gagne 10% du CA

=SI(A1>=30000 ;20% * A1 ; SI(A1>=15000 ; 15% *A1 ; 10%*A1))

 

Voici trois fonctions SI imbriquées :

=SI(B8>800;350;SI(B8>500;210;SI(B8>300;120;50)))

Au delà de trois fonctions SI, il est plus raisonnable d’utiliser la fonction RECHERCHE à la place.

 

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Comment se servir des fonctions RECHERCHEV et SIERREUR sur excel ?

Réglementation formation gestes et postures au travail

La fonction RECHERCHEV permet de trouver une chaîne de caractère ou un nombre dans une liste puis d’en déduire une valeur placée dans une autre colonne sur la même ligne que le critère cherché.

La fonction SIERREUR() permet de tester s’il y a des erreurs

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Dans le cas où ce dernier n’est pas trouvé, Excel renvoie une erreur et la fonction SIERREUR permet justement d’agir pour éviter d’afficher le code erreur.

L’expression  =RECHERCHEV($A7;base1!$A$1:$E$285;5;FAUX) recherche d’abord une valeur située dans la cellule A7, de la feuille Base1 dans le groupe de cellules A1:E285.

Si cette valeur est trouvée, Excel va renvoyer la valeur située dans la 5ème colonne sinon il va renvoyer une expression #N/A (non accessible).

Le paramètre FAUX indique que la recherche du critère se fait exactement sur tous les caractères.

On utilise la paramètre VRAI lorsqu’on utilise la fonction RECHERCHEV pour rechercher une valeur numérique entre deux valeurs, comme le fait la fonction RECHERCHE.

Le signe $ est employé pour éviter les erreurs de recopie de la formule.

– $A7 fixe la colonne A

– Base1!$A$1:$E$285 fixe le bloc de cellules A1:E285

L’expression =SIERREUR( RECHERCHEV ( $A7 ; base1!$A$1:$E$285 ; 4 ; FAUX ) ; «  » ) renvoie une valeur vierge si la recherche n’a pas abouti.

 

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Comment favoriser la bonne dématérialisation des processus RH ?

Comment favoriser la bonne dématérialisation des processus RH ?

dématérialisation des processus RH

dématérialisation des processus RH

Objectifs et avantages de la dématérialisation des processus RH

Pour optimiser vos procédures RH efficacement, la dématérialisation est la solution idéale. Elle permet à votre entreprise d’automatiser toutes les tâches administratives et de piloter facilement leur activité. Elle est un gain de temps considérable et renforce la sécurité des données.
Dématérialiser vos documents c’est aussi l’assurance de respecter vos obligations légales par rapport à la durée de conservation et la confidentialité des données. C’est le meilleur moyen pour valoriser l’organisation de votre service RH et offrir à vos collaborateurs un outil de travail pratique.

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Sensibilisation sécurité routière en entreprise : obligations et rôle de l’employeur

Sensibilisation sécurité routière en entreprise : obligations et rôle de l’employeur

Le risque routier est trop souvent sous-estimé dans les entreprises, notamment dans les TPE et PME. Les chefs d’entreprise ne pensent pas forcément à effectuer de la prévention en sécurité routière auprès de leurs salariés tant qu’ils n’ont pas été touchés. Les accidents professionnels sont pourtant importants donc il est nécessaire de renforcer les formations et la prévention à la Sécurité Routière.

Sensibilisation sécurité routière

Sensibilisation sécurité routière

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