Comment favoriser la bonne dématérialisation des processus RH ?

Comment favoriser la bonne dématérialisation des processus RH ?

dématérialisation des processus RH

dématérialisation des processus RH

Objectifs et avantages de la dématérialisation des processus RH

Pour optimiser vos procédures RH efficacement, la dématérialisation est la solution idéale. Elle permet à votre entreprise d’automatiser toutes les tâches administratives et de piloter facilement leur activité. Elle est un gain de temps considérable et renforce la sécurité des données.
Dématérialiser vos documents c’est aussi l’assurance de respecter vos obligations légales par rapport à la durée de conservation et la confidentialité des données. C’est le meilleur moyen pour valoriser l’organisation de votre service RH et offrir à vos collaborateurs un outil de travail pratique.


La dématérialisation vous permet d’accélérer le traitement et la diffusion de vos documents tout en suppriment les coûts liés à une gestion manuelle. C’est une excellente option pour centraliser et partager vos documents entre membres du personnel RH, en étant certains que vos dossiers soient à jour. Pour le collaborateur, la dématérialisation des documents RH offre de nombreux avantages qui contribuent à consolider l’expérience salarié, de l’entrée au départ de l’entreprise.
Pour l’entreprise et votre service RH c’est surtout le fait de disposer d’une alternative unique permettant la diffusion simultanée des documents au format dématérialisé et l’option de pouvoir externaliser leur envoi par courrier.
La dématérialisation des documents RH représente une réelle innovation qui répond à de profondes attentes des services RH comme des salariés. La dématérialisation de vos processus RH se fait en toute sérénité, grâce à des outils simples et performants.

Comment dématérialiser vos documents RH ?

Le service RH d’une entreprise gère un certain nombre de documents. En commençant par les contrats de travail, les avenants, les arrêts maladies, les demandes de congés et bien entendu les bulletins de paie. Tout cela monopolise du personnel et du temps, la dématérialisation de vos processus métiers vous apporte la solution idéale grâce à la gestion électronique de tous vos dossiers. L’ensemble de vos données est centralisé dans une base organisée conforme à vos méthodes de classement, pour permettre aux utilisateurs RH d’y accéder instantanément. Prenons l’exemple des bulletins de paie, qui sont des éléments hautement sensibles et confidentiels. La dématérialisation offre la possibilité de les mettre à disposition de vos salariés.
Les dossiers du personnel comportent des documents qu’il est préférable de dématérialiser également pour améliorer la performance de votre service RH. Il s’agit tout d’abord de collecter automatiquement vos documents papiers, numériques et bureautiques et en second lieu de traiter les dossiers avec le classement automatique, grâce à la numérisation, la reconnaissance, l’indexation et le contrôle de complétude.
La troisième étape consiste en l’automatisation de vos processus RH permettant des alertes programmées et la diffusion de vos documents. Les workflows de validation sont automatisés pour la bonne gestion des paiements, des notes de frais, les demandes d’acomptes, mais également pour les autorisations d’absences, les demandes de congés, ou la mise en formation. Ces nouvelles méthodes d’organisation proposent en plus un système d’archivage électronique sécurisé à vocation probatoire. Grâce à ces différentes options vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé avec l’expertise de professionnels de la dématérialisation des processus RH.

dématérialisation vos documents RH

Dématérialisation vos documents RH

La dématérialisation de documents favorise une bonne organisation de vos services RH.

En définitive, la dématérialisation vous apporte de multiples avantages en optimisant vos processus RH. C’est une option idéale pour avoir des dossiers complets et à jour et faciliter l’accès aux informations. Cela limite également le risque d’erreurs, et vous travaillez sur vos documents de manière sécurisée tout en préservant la confidentialité des données. De plus, la collecte d’informations est fluidifiée et automatisée avec des formulaires électroniques à remplir dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
La dématérialisation c’est aussi l’occasion de diminuer le volume d’archives papiers de vos documents et d’augmenter la productivité de vos collaborateurs.

Que disent nos lois sur le phénomène grandissant de dématérialiser les documents ?
La loi El Khomri effective depuis le 1er janvier 2017 prévoit la généralisation du bulletin de paie dématérialisé excepté en cas d’opposition formulée par le salarié. La loi Macron qui devrait entrer en vigueur entre 2017 et 2020 indique que toutes les factures entre l’Etat et les fournisseurs feront l’objet de procédures de dématérialisation. C’est donc un précieux gain de temps que nous vous offrons avec les outils mis en place par LOCARCHIVES. Ils sont ultra performants, intuitifs et simples d’utilisation pour plaire à tous les utilisateurs. Les experts de LOCARCHIVES définissent avec vous un cahier des charges en adéquation avec vos besoins et vous conseillent pour sélectionner les documents importants à dématérialiser et automatiser selon votre activité. LOCARCHIVES à même pensé à vous lors de vos déplacements avec la création d’une application mobile pour consulter et valider des documents. Nous sommes une entreprise d’archivage électronique spécialisée, certifiée et labellisée pour vous offrir le meilleur de la gestion et de dématérialisation de vos processus RH.

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