Réaliser un entretien professionnel : guide pratique

Realiser un entretien professionnel

Réaliser un entretien professionnel : Guide pratique

Dans le cadre de la réforme de la formation du 5 mars 2014, lentretien professionnel y est décrit comme « un entretien réalisé, au minimum tous les deux ans, par l’entreprise, pour tout salarié ayant au moins deux années d’activité dans l’entreprise ». La mise en œuvre est laissée à l’Accord de Branche ou d’Entreprise, à défaut au chef d’entreprise (article 1 de l’ANI du 20/09/2003 et article 1-1 de l’ANI du 05/12/2003).

L’entretien professionnel en entreprise

NOTA : vous avez jusqu’au 6 mars 2016 pour débuter vos entretiens…

Retour sur l’entretien annuel d’évaluation, une des missions importantes du métier de Manager.  

  •  Favoriser les échanges entre salariés et responsables
  • Améliorer le management du développement des compétences professionnelles pour les adapter aux besoins de l’activité en constante évolution
  • Reconnaître et développer le professionnalisme pour développer la motivation du salarié et faciliter les évolutions professionnelles.
  • Rapprocher la logique de progrès dans la carrière de la logique de projet dans l’activité professionnelle.

L’entretien annuel d’évaluation repose sur la mise en place des fondamentaux du management d’équipe. Il représente la partie émergée de l’iceberg.

Entretien annuel d'evaluation

Entretien annuel d’évaluation

L’entretien professionnel est la dernière étape du Management d’équipe. Il permet d’évaluer l’activité professionnelle et de reconnaître le plus objectivement possible le travail fourni par le collaborateur. Ce n’est pas un jugement de valeur, il ne porte pas sur la personne mais sur l’activité.

L’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation / points communs et différences

 1) Les règles du jeu

  •  Qui est concerné ?
  • Quand faire l’entretien ?
  • Quel document d’entretien ?
  • Que contient le document d’entretien ?
  • Qui signe le document d’entretien ?
  • Quel usage faire du document ?
  • Qui est destinataire du document d’entretien ?
  • Que faire après l’entretien ?
  • Que faire en cas de désaccord sur l’évaluation ?

 2) Les étapes

  • La préparation
  1.  La préparation par le responsable (il est nécessaire que tout au long de l’année, lors des entretiens de suivi mensuels, le N+1 ait synthétisé tous les éléments permettant « d’objectiver » l’évaluation, situations observées, faits concrets…).
  2. La préparation par le collaborateur (auto-évaluation objective / climat de confiance)
  • Le déroulement de l’entretien (temps de parole 70 (n) / 30 (n+1)
  1.  Commencer par revoir ensemble la fiche de fonction du poste
  2. Procéder au bilan et à l’appréciation de l’activité professionnelle
  3. Réunir des éléments pour l’estimation du potentiel.
  4. Envisager une évolution professionnelle
  5. Définir des objectifs et actions pour la période à venir.
  6. Élaborer le programme annuel de développement des compétences
  7. Rédiger une appréciation littérale et factuelle

3) Quelles fonctions garantir ?

  • Une fonction d’écoute et de dialogue
  • Une fonction de délégation
  • Une fonction d’évaluation et d’appréciation
  • Une fonction d’orientation

4) Quels enjeux individuels et collectifs dans l’entretien professionnel ?

  • Le développement des compétences professionnelles
  • L’évolution professionnelle
  • La promotion interne et la gestion des carrières
  • La reconnaissance et la rémunération

5) L’évaluation

L’évaluation porte sur l’activité professionnelle et n’est en aucun cas un jugement sur la personne.

 ATTENTION : Différences entre OPINIONS, RESSENTIS et SENTIMENTS

  • Qu’est-ce qu’évaluer ? 5 actions pour évaluer
  1.  Constater ce qui s’est passé au cours de l’année précédente
  2.  Estimer l’écart entre le «prévu » et le « réalisé »
  3.  Comprendre les écarts constatés, identifier les causes indépendantes du salarié
  4. Qualifier les écarts : est-ce satisfaisant ou non ? Est ce suffisant ?
  5. Décider de valider ou non ? Par rapport à l’effort fourni ?
  •  Sur quoi porte l’évaluation ?
  1. La maîtrise des activités du poste
  2. La maîtrise des compétences requises pour le poste (SAVOIR ETRE {SE}, SAVOIR FAIRE {SF} SAVOIR {S})
  3. L’atteinte des objectifs
    1.   Les objectifs mesurables directement
    2.   Les objectifs non mesurables directement – les critères de succès
  • A partir de quel référentiel ? La fiche de poste
  1. La fiche de poste,
  2. La détermination de critères d’évaluation
  3. L’élaboration de grille d’évaluation à partir des critères ainsi définis
  • Comment apprécier le potentiel ? Capacité à tenir un poste de niveau supérieur

6) La construction des grilles d’analyse des entretiens

  • Construire des outils qui permettent d’objectiver et de fiabiliser l’évaluation

(Exemple : pour positionner un collaborateur sur un niveau 1 sur un critère, le chef d’équipe doit pouvoir argumenter son évaluation à travers 3 faits concrets ou situations observées dans l’année écoulée).

Essai d’une approche à travers 4 niveaux : Pour introduire une objectivité de l’évaluation, je couplerai au niveau des « situations observées » et « des faits concrets ».

  • Niveau 1 = 3 situations identifiées (>0)
  • Niveau 2 = 2 situations identifiées (>0)
  • Niveau 3 = 1 situations identifiées (<0)
  • Niveau 4 = 3 situations identifiées (<0)

.

  • La cohérence des évaluations

Au démarrage du processus d’évaluation, le risque existe pour que le responsable d’équipe évalue toute l’équipe sur un niveau d’excellence – paix sociale – Il est donc indispensable de faire prendre en compte que dans une équipe comme dans une classe, j’ai une répartition « statistique » de  niveaux (variable avec l’ancienneté).

  • N1 (excellent, très bon) de 10 à 15%
  • N2 (bon) de 20 à 30%
  • N3 (moyen) de 40 à 60% (Dans le niveau 3, je peux avoir des débutants)
  • N4 (insuffisant)  <5%  (Relève de la discipline)

.

  • L’harmonisation aux différents niveaux de la structure

Au travers de réunions avec les différents responsables d’équipe. Il est nécessaire que chaque responsable d’équipe ait la même définition et vision de « l’excellence ».

  •  L’exploitation des entretiens par le service RH
  • La rédaction de l’entretien et la formalisation de l’évaluation 

La rédaction de l’entretien se fait en général après l’entretien. Pendant l’entretien, il est en effet difficile d’être à l’écoute de son collaborateur, de participer au dialogue et de rédiger. Le n+1 réalise juste une prise de notes, qu’il mettra en forme par la suite.

Et pour aller plus loin, formez-vous à l’entretien professionnel !

Grille d'évaluation cci

Grille d'évaluation AGEFOS

organisme de formation CNFCE

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